Kelebihan & Kekurangan Sistem Manajemen Dokumen

Sistem manajemen dokumen adalah sistem elektronik yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, mendistribusikan, dan mengarsipkan dokumen. Sistem ini umum dalam bisnis dan sistem pendidikan dan bertindak sebagai lemari arsip digital. Sistem manajemen dokumen juga dikenal sebagai "sistem manajemen konten" karena dapat menyimpan audio, video, dan jenis media lainnya selain dokumen.

Ruang Fisik

Sistem manajemen dokumen sering menyimpan informasi di server atau sistem komputer canggih lainnya. Ruang penyimpanan elektronik ini sering memakan lebih sedikit ruang daripada rekan fisiknya.

Pengarsipan Digital

Sistem manajemen dokumen memungkinkan penyimpanan dokumen itu sendiri dan juga untuk versi sebelumnya. Ini dapat membantu melacak revisi sepanjang waktu dan memberikan manfaat tambahan karena dapat kembali ke dokumen lama. Namun, jika informasi ini tidak diatur dan disimpan dengan benar, mungkin ada terlalu banyak dokumen dan versi yang tersedia, sehingga menyebabkan masalah kelebihan informasi bagi pengguna.

Lokasi Terpusat

Sistem manajemen dokumen adalah lokasi penyimpanan terpusat di mana banyak pengguna dapat mengakses dokumen terbaru dan terbaru dari satu lokasi pusat. Akses mudah ke dokumen ini mendukung kolaborasi antara banyak pengguna. Lokasi dokumen yang terpusat juga mendorong distribusi dokumen yang mudah kepada pengguna. Namun, penyimpanan elektronik dokumen digital di satu lokasi dapat menimbulkan risiko keamanan ekstra kecuali keamanan ekstra ditambahkan untuk melindungi sistem elektronik.

Alat Utilitas Tambahan

Menyimpan dan mengelola dokumen secara elektronik dalam sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan alat utilitas untuk menyediakan fitur tambahan yang tidak tersedia di rekan fisiknya. Pencarian melalui dokumen elektronik lebih mudah daripada pencarian setiap dokumen dengan tangan. Namun banyak dari alat ini mungkin tidak perlu dan mungkin memiliki biaya lebih tinggi daripada nilai bagi perusahaan.