Keuntungan & Kerugian Fax Over Email

Sebelum email menjadi populer, transmisi faks menyajikan satu-satunya cara untuk mengirim komunikasi tertulis dengan cepat. Mereka dapat menyediakan kertas dan cetakan dalam beberapa menit dalam jarak ratusan atau ribuan mil. Sejak email telah digunakan secara luas, beberapa perusahaan telah benar-benar meninggalkan mesin faks. Namun, faks memiliki beberapa keunggulan dibandingkan komunikasi email.

Masalah Kertas

Karena transmisi faks menggunakan kertas dan email tidak, masalah dengan kertas membuat komunikasi faks menjadi tidak menguntungkan. Seperti halnya printer, mesin faks juga dapat mengalami kemacetan kertas. Tidak seperti printer, kemacetan kertas ini dapat terjadi di salah satu dari dua mesin yang diperlukan untuk menyelesaikan transmisi faks. Dokumen asli dapat macet di mesin faks pengirim, mungkin membuat dokumen tidak dapat digunakan jika kemacetannya cukup parah. Di sisi penerima, kertas yang sedang dicetak dapat macet di mesin faks, mengganggu seluruh proses. Mesin penerima juga bisa kehabisan kertas, dan pengguna di ujung itu mungkin tidak menyadari kertas itu hilang untuk beberapa waktu. Penundaan ini dapat menyebabkan komunikasi yang sensitif terhadap waktu tidak terjawab selama berjam-jam atau bahkan berhari-hari.

Proses Satu Langkah

Salah satu kekuatan terbesar dari transmisi faks terjadi ketika seseorang berurusan dengan dokumen yang ditandatangani atau dokumen yang hanya ada dalam bentuk cetak. Jika orang tersebut ingin mengirim dokumen melalui email, ia perlu mencitrakan dokumen tersebut dengan pemindai atau printer multifungsi. Pengguna kemudian harus mengedit gambar yang dipindai sebelum memilih tempat di hard drive komputer untuk menyimpan dokumen yang dipindai. Saat orang tersebut mengirim email, file pindaian harus dilampirkan ke email. Sebaliknya, seseorang yang menggunakan mesin faks hanya memasukkan dokumen ke dalam mesin dan menekan beberapa tombol untuk mengirimkannya ke pihak penerima.

Mengedit

Dokumen yang dikirim melalui email dapat diedit oleh pengguna, sedangkan dokumen yang dikirim melalui faks tidak dapat. Dalam situasi di mana kedua pihak berkolaborasi dalam sebuah proyek, kemampuan untuk mengedit dokumen membantu memfasilitasi kolaborasi tersebut, memberikan kemudahan bagi kedua pengguna untuk membuat perubahan dengan cepat. Jika kedua pihak terlibat dalam hubungan permusuhan, transmisi faks mungkin lebih menarik. Sifat dokumen faks salinan keras membuat pengubahan dokumen untuk mencemarkan nama baik atau memanipulasi pihak lain menjadi lebih sulit.

Kombinasi

Banyak komputer dan printer saat ini dapat mengirim faks dan email. Ini berarti bahwa file digital dapat dikirim dari komputer ke mesin faks, di mana ia dikirimkan sebagai dokumen hard copy. Komputer dan printer ini juga dapat menerima transmisi faks dari mesin faks, yang memberikan keunggulan faks dan email.