Prosedur Pengendalian Dokumen untuk Rekayasa

Kontrol dokumen sangat penting dalam pengaturan teknik. Ini berlaku terutama untuk departemen yang perlu menyimpan dokumen yang terkait dengan metode yang terlibat dalam prosedur mereka. Dari departemen yang perlu memiliki prosedur untuk karyawan baru, hingga proses akhir manufaktur, perlu memiliki sarana untuk mengendalikan pembuatan, revisi, kualitas, dan pembaruan dokumen-dokumen ini.

Berbagai Bentuk Kontrol Dokumen

Tergantung pada jenis rekayasa yang dilakukan, jumlah dan gaya kontrol akan sangat bervariasi. Misalnya, untuk rekayasa perangkat lunak mungkin ada lebih sedikit gambar mekanis tetapi mungkin lebih banyak diagram proses. Bagaimanapun, harus ada struktur untuk prosesnya.

Beberapa premis dasar harus diikuti. Pertama, dokumen berasal dari departemen penerbit. Mereka digunakan terutama oleh departemen itu, dan departemen lain mungkin memiliki beberapa masukan ke dalam proses. Tetapi kontrol keseluruhan harus diambil oleh departemen penerbit.

Selanjutnya, satu set dokumen harus dibuat oleh tim penulis. Dokumen harus ditinjau, dan dengan demikian tim peninjau harus dibentuk yang memiliki wewenang untuk meninjau dan memiliki pengetahuan subjek untuk melakukan koreksi dan akhirnya menyetujui setiap tahap.

Prosedur Operasi Standar

SOP (prosedur operasi standar) ada di semua organisasi untuk memformalkan prosedur untuk semua aspek pekerjaan yang sedang dilakukan. Penting untuk menangkap prosedur operasi untuk semua area organisasi. Dari prosedur untuk mengambil staf baru hingga prosedur untuk operasi tertentu di perusahaan manufaktur, setiap prosedur itu penting.

Tentu saja, sebuah departemen harus dapat dengan cepat mengidentifikasi SOP tertentu untuk prosedur tertentu. Itu harus mudah ditemukan dan harus disimpan dengan aman dan tidak dapat diedit kecuali dalam proses kontrol dokumen yang diformalkan. Semua pembaruan harus dicatat dengan jelas di lokasi yang sesuai dan harus jelas siapa yang membuat perubahan, alasannya, serta tanggal dan waktu dilakukannya.

Mekanisme Pengendalian Dokumen

Sebuah dokumen akan dibuat dari serangkaian catatan yang diambil saat mewawancarai seorang SME (subject matter sxpert) dan dimasukkan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh seorang penulis teknis. Dokumen tersebut kemudian akan dikirim untuk ditinjau, di mana akan diukur berdasarkan seperangkat pedoman standar untuk membuat jenis dokumen ini. Selama pembuatan dokumen seperti ini, akan melewati banyak orang yang berbeda yang semuanya akan memasukkan sudut pandang unik mereka ke dalam proses. Akhirnya, dokumen akan mencapai persetujuan dan disimpan dalam repositori dokumen di mana siapa saja yang membutuhkan akses ke sana akan dapat melihatnya.

Setiap saat, pembaruan mungkin diperlukan untuk dokumen. Jika demikian, kontrol dokumen yang efektif akan menangkap perubahan apa pun, alasan melakukannya (misalnya, pembaruan firmware) dan orang yang membuat perubahan. Akhirnya, semua dokumen harus tunduk pada kontrol kualitas; ini akan menjadi langkah tambahan yang dirancang untuk menjaga standar agar standar dokumen tidak pernah jatuh di bawah tingkat tertentu yang ditentukan.