Cara Mengatasi Email Formal

Berhati-hatilah saat menangani email formal. Saat terlibat dalam percakapan telepon, Anda dapat memilih pada saat itu apa yang ingin Anda katakan selanjutnya -- dan bagaimana menanggapi koresponden -- pesan email dikirim secara instan ke orang lain dalam bentuk lengkap. Email formal menuntut kejelasan, presisi, dan sintaksis yang luar biasa. Membangun pesan surat elektronik yang tepat menghadirkan citra profesional dan memastikan komunikasi Anda terbaik.

Langkah 1

Mulailah email dengan salam formal. Sapa koresponden individu sebagai "Tuan." atau "Nyonya." -- tetapi periksa kembali jenis kelamin koresponden jika mereka memiliki nama yang ambigu. Menahan diri dari memanggil seorang wanita "Nona" atau "Nyonya," karena atribut ini memiliki konotasi yang lebih spesifik -- keduanya tidak merujuk pada koresponden Anda. Mulailah email dengan "Dear Terry", misalnya, jika Anda tidak yakin dengan jenis kelamin koresponden. Bicaralah dengan sekelompok orang dengan "Pemimpin Tim yang Terhormat," misalnya.

Langkah 2

Segera jalin hubungan dengan koresponden. Mulailah isi email dengan menyatakan siapa Anda -- jika perlu -- dan bagaimana Anda mengenal koresponden. Lanjutkan dengan membahas mengapa Anda berkomunikasi dengan orang tersebut dan mengapa korespondensi Anda penting. Jauhkan semua email formal runcing dan ringkas. Tetap pada topik setiap saat dan tampilkan tata bahasa dan sintaksis yang sempurna.

Langkah 3

Akhiri email dengan "Most Sincerely," "Best Regards," atau salam penandatangan lainnya sebelum menulis nama Anda. Sertakan informasi kontak Anda di bawah nama Anda -- alamat surat, nomor telepon langsung, nomor faks, alamat email, dan URL situs web.

Periksa kembali ejaan semua nama dan tata bahasa sebelum mengirim email. Buat judul yang pendek dan menarik untuk baris subjek -- pastikan itu terkait langsung dengan konten email. "Dublin Park Project Update," misalnya, adalah judul yang kuat dan sederhana yang memungkinkan koresponden mengetahui konten yang berkaitan dengan informasi baru tentang usaha tertentu.