Cara Membuat Lembar Sampul Faks Gratis

Faks adalah dokumen kunci di banyak industri karena mereka menyediakan faksimili tanda tangan yang sah. Misalnya, mereka berfungsi sebagai dokumentasi hukum dalam industri ekspor-impor, di mana pihak-pihak sering berada dalam jarak ribuan mil. Sebuah negatif tentang faks adalah bahwa mereka dapat dengan mudah hilang atau dikirim ke tempat yang salah kecuali mereka memberikan instruksi khusus kepada penerima. Di sinilah lembar sampul faks masuk. Lembar sampul faks dapat berkisar dari instruksi tulisan tangan pada selembar kertas kosong hingga formulir yang dirancang secara profesional lengkap dengan logo perusahaan, ruang terperinci untuk nama, nomor telepon, kotak centang untuk detail dasar dan tempat untuk menulis instruksi. Membuat lembar sampul faks Anda sendiri secara gratis adalah proses yang sederhana.

Sumber Gratis Lembar Sampul Faks

Periksa perangkat lunak pengolah kata Anda untuk melihat apakah ia memiliki templat lembar sampul faks gratis, yang dapat ditemukan dengan mencari templat di komputer Anda. Misalnya, Microsoft Word menyediakan template (lihat Sumberdaya). Templat Microsoft, saat dibuka, dapat disimpan ke komputer Anda jika Anda menggunakan Microsoft Word.

Buat lembar sampul faks Anda sendiri menggunakan program pengolah kata dan mengikuti format dasar.

Tulis tangan lembar sampul faks Anda sendiri jika Anda tidak memiliki komputer. Ini menyelesaikan pekerjaan, tetapi tidak memiliki daya tarik profesional dari lembar sampul yang dirancang secara digital.

Format Lembar Sampul Faks

Letakkan kata "Faks" atau "Lembar Sampul Transmisi Faks" dalam huruf besar di bagian atas lembar Anda. Ini mengidentifikasinya sebagai lembar sampul, terpisah dari dokumen yang Anda kirim.

Justify meninggalkan judul berikut dalam urutan ini, melewatkan satu baris di antara masing-masing: "Tanggal:", "Dari:", "Telepon Pengirim:" dan "Nomor Faks Pengembalian:" Ini mengidentifikasi sumber faks sehingga mudah terlihat jika penerima sedang menunggunya. Mereka juga berisi informasi kontak yang diperlukan dari pengirim.

Lewati dua atau tiga baris dan lanjutkan dengan judul berikut: "Kepada:", "Nomor Faks:" dan "Nomor Telepon:" Mengidentifikasi penerima memastikan faks sampai ke tujuan yang benar. Menempatkan nomor faks penerima memudahkan untuk memasukkan nomor yang benar ke dalam mesin faks tanpa membawa catatan. Memiliki nomor telepon kontak penerima memungkinkan pengirim melakukan panggilan cepat untuk mengkonfirmasi faks telah diterima atau jika rusak dalam pengiriman.

Lewati beberapa baris dan tambahkan judul yang mengatakan, "Jumlah Halaman Termasuk Sampul:" Menyatakan bahwa jumlah halaman termasuk lembar sampul menghilangkan kebingungan.

Lewati dua atau tiga baris dan cantumkan judul "Subjek:" Di sinilah pengirim dapat menjelaskan secara singkat dokumen terlampir.

Letakkan judul "Catatan:" di bawah "Subjek" sehingga pengirim dapat menulis instruksi seperti "Kirim segera ke Mrs. Jones" atau "Hubungi saya jika Anda mendapatkan ini" atau "Silakan periksa ini, tanda tangani, dan faks kembali."

Tips

Kejelasan adalah kualitas paling penting dari lembar sampul faks. Tebalkan judul jika Anda membuat lembar dalam program pengolah kata. Jika Anda menulis kertas dengan tangan, cetaklah dengan jelas dan garis bawahi judulnya.