Cara Memformat untuk Faks

Tidak ada format faks yang sesuai untuk setiap situasi. Namun, mengikuti beberapa panduan umum akan membantu penerima faks menemukan informasi dengan cepat di faks. Panduan ini juga akan memastikan bahwa penerima tidak akan mengalami masalah saat faks masuk dan Anda akan terhindar dari masalah saat mengirimkannya.

Jauhkan faks Anda di bawah 10 sampai 12 halaman. Banyak mesin faks kantor kecil tidak dapat menangani terlalu banyak halaman sekaligus. Faks besar juga mengikat saluran telepon yang digunakan bersama dengan mesin faks. Bagi faks Anda menjadi beberapa kelompok jika Anda harus mengirim lebih dari 10 hingga 12 halaman. Beritahu penerima untuk mengharapkan lebih dari satu faks dari Anda.

Sesuaikan margin halaman atau ukuran font untuk membantu Anda mencapai lebih sedikit halaman. Namun, ingatlah bahwa ukuran font yang lebih kecil mungkin tidak terlalu mudah dibaca dan margin yang kecil dapat terlihat tidak profesional, seperti pada resume. Gunakan setidaknya font 11 poin.

Tulis faks dalam format surat bisnis jika memungkinkan. Margin harus satu inci di sisi kiri dan kanan dan satu setengah inci di bagian atas dan bawah, jika memungkinkan. Satu spasi surat Anda, spasi ganda antar paragraf. Sertakan garis tanggal di bagian atas dan blok alamat untuk pengirim dan penerima sebelum salam. Blok alamat pengirim menjadi yang pertama.

Sertakan halaman sampul dengan faks Anda. Halaman sampul tidak harus mengikuti format tata letak tertentu, tetapi harus mencakup informasi kontak pengirim dan penerima, berapa banyak halaman yang berisi faks dan baris subjek yang menyatakan tentang apa faks itu. Tambahkan juga beberapa baris untuk komentar pribadi mengenai faks. Informasi kontak dapat mencakup nama individu dan perusahaan, nama departemen, alamat, alamat email, dan nomor telepon. Surat pengantar harus mudah dibaca sehingga penerima dapat dengan cepat menemukan informasi tentangnya.

Hindari mengirim faks dengan gambar, jika memungkinkan. Mereka mengambil terlalu banyak waktu untuk mengirim dan menerima, dan mereka membuang banyak tinta. Juga, mereka umumnya tidak muncul terlalu baik di faks karena kualitas pencetakan yang buruk.