Cara Membuat Lembar Sampul Faks Rahasia

Anda tidak akan menjadi profesional bisnis pertama yang memikirkan cara terbaik untuk menangani transmisi faksimili rahasia. Beri label "rahasia" dan Anda mungkin tanpa disadari mengundang rasa ingin tahu dan pelanggaran privasi seseorang. Lewati saja dan konsekuensinya bisa lebih buruk. Atasi kedua masalah tersebut dengan memberi label yang jelas pada faks Anda sebagai "rahasia" pada lembar sampul faks. Kemudian masukkan beberapa gigi ke dalam peringatan mata dengan menulis pesan footer rahasia di bagian bawah lembar.

Buat dokumen baru di program pengolah kata Anda dengan margin 1 inci. Masukkan logo bisnis Anda, jika ada, di bagian atas halaman.

Pusatkan kata "Rahasia" dalam huruf tebal di bagian atas halaman. Gunakan huruf kapital untuk penekanan. Di bawah, dan di tengah, letakkan kata "Faks", "Lembar sampul faks" atau "Transmisi faks" untuk pengenalan cepat.

Tulis “Tanggal:” “Waktu:” dan “Jumlah halaman, termasuk lembar sampul:” di sisi kiri lembar sampul. Beri spasi dua kali dan tulis “Alamat:” “Nomor faks:” dan “Nomor telepon:” pada baris terpisah. Spasi dua kali lagi dan tulis: "Pengirim:" "Nomor faks:" dan "Nomor telepon:" pada baris terpisah. Menyertakan nomor faks dan telepon adalah cara cerdas untuk menutupi pangkalan Anda, terutama jika faks hilang, salah tempat, atau tidak pernah sampai. Jika satu nomor salah atau dua nomor dialihkan, Anda dapat memperbaiki kesalahan pada transmisi faks berikutnya.

Personalisasikan lembar sampul faks Anda dengan bagian yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda secara teratur mengirim faks ke orang atau departemen yang sama, Anda dapat membuat kotak dengan judul "Informasi perutean" atau "Langkah berikutnya". Atau, biarkan opsi Anda tetap terbuka dengan membuat bagian "Komentar" sehingga Anda dapat menulis catatan atau instruksi dengan tangan, seperti, "Tolong segera telepon saya untuk memverifikasi penerimaan faks ini."

Tulis pesan footer di bagian bawah lembar sampul faks. Mirip dengan peringatan rahasia yang Anda lihat di beberapa email, pesan ini harus menyampaikan bahwa faks: bersifat rahasia; ditujukan hanya untuk penerima; dan berisi informasi yang dilarang "pengungkapan, penyalinan, penggunaan, atau distribusinya". Itu juga harus meminta agar pengirim diberitahu tentang tanda terima yang salah – alasan bagus lainnya untuk memberikan nomor telepon di bagian atas lembar sampul faks.