Cara Melacak Dana yang Dibatasi di QuickBooks
Dana terbatas adalah istilah yang diberikan kepada uang yang diberikan kepada organisasi nirlaba untuk tujuan tertentu. Sebuah gereja mungkin telah membatasi dana yang diberikan untuk membangun sebuah gedung atau memberikan kepada kelompok misi tertentu. Berbeda dengan dana umum, yang dapat digunakan di daerah mana saja yang dianggap perlu oleh gereja, penggunaan dana yang dibatasi tidak dapat diubah dari tujuan yang dimaksudkan. Jika Anda menggunakan QuickBooks edisi Nirlaba, mudah saja menetapkan jenis pembayaran yang diberi judul, "Dana Terbatas". Jika Anda menggunakan versi "Pro" atau "Premier" yang lebih umum, itu lebih sulit.
Menggunakan Metode "Pelacakan Kelas"
Langkah 1
Aktifkan fitur "Pelacakan Kelas" di program QuickBooks Anda. Untuk melakukan ini, klik tombol "Edit" di bilah menu atas. Gulir ke bawah ke tombol "Preferensi" di bagian bawah daftar dan klik.
Langkah 2
Temukan tab "Akuntansi". Ketika jendela "Preferensi" terbuka, gulir ke bawah ke tab "Akuntansi" dan klik di atasnya. Klik pada tab "Preferensi Perusahaan" dan lihat di bagian atas jendela itu. Klik pada kotak "Gunakan Pelacakan Kelas".
Langkah 3
Buat kelas untuk setiap jenis donasi. Dana Tidak Terbatas adalah semua sumbangan umum yang diberikan yang digunakan untuk anggaran dana umum. Dana Terbatas akan menjadi kelas lain. Anda akan melakukan ini dengan mengklik tombol "Daftar" di bilah menu atas, menggulir ke bawah ke "Daftar Kelas" dan mengklik dua kali di atasnya.
Tambahkan kelas baru ke daftar kelas. Tahan tombol "CTRL" dan "N" saat layar "Daftar Kelas" terbuka. Beri nama kelas pertama, "Dana Tidak Terbatas" dan klik "OK." Untuk dana terbatas, jika Anda memiliki lebih dari satu proyek yang disumbangkan orang, Anda dapat membuat kelas induk berjudul "Dana Terbatas". Misalnya, jika Anda memiliki proyek gedung dan proyek misi, buat kelas berjudul "Gedung Baru" dan yang lain berjudul "Misi" dan centang kotak berlabel "Sub-Kelas" untuk masing-masing kelas, lalu klik "Dana Terbatas" sebagai kelas induk.
Menggunakan Metode Rekening Bank
Langkah 1
Buka rekening bank terpisah untuk setiap proyek dana terbatas. Buat rekening bank baru di QuickBooks untuk setiap proyek. Anda melakukan ini dengan mengklik tombol "Daftar" di bilah menu atas. Gulir ke bawah ke "Bagan Akun" dan klik di atasnya.
Langkah 2
Tahan tombol "CTRL" dan "N" untuk membuka layar "Tambah Akun Baru". Klik tombol "Bank" dan kemudian "OK." Beri nama rekening berdasarkan tujuannya, "Bank Pertama - Dana Yang Dibatasi - Gedung" atau "Bank Pertama - Dana Tidak Terbatas".
Langkah 3
Buat dua akun pendapatan. Untuk melakukan ini, buka "Bagan Akun" lagi dan tahan tombol "CTRL" dan "N". Klik pada tombol Penghasilan dan pada "OK." Satu akun harus diberi nama "Dana Terbatas Diterima" dan akun lainnya "Diterima Dana Tidak Terbatas".
Setor dana terbatas ke rekening bank yang benar. Klik ikon "Lakukan Setoran", yang akan membuka jendela setoran. Masukkan nama donatur, jumlah donasi dan rekening pendapatan tempat donasi disimpan. Klik "OK" dan setoran dicatat.
Menggunakan Metode Rekening Subbank
Langkah 1
Buat rekening subbank untuk setiap jenis donasi. Jika membuka lebih dari satu rekening bank bukanlah pilihan, Anda memiliki pilihan untuk membuat rekening subbank untuk setiap jenis donasi. Buka "Bagan Akun" lagi.
Langkah 2
Klik tombol "Bank" dan buka layar akun baru. Beri nama rekening bank, "Dana Terbatas" dan klik kotak berlabel, "Sub-rekening." Klik rekening bank induk yang saat ini Anda gunakan dan tetapkan "Rekening sub bank" ini ke bank tersebut.
Setorkan donasi ke "Sub-Rekening" jika dana tersebut untuk dana terbatas. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan satu rekonsiliasi bank untuk semua sumbangan yang diberikan dan disetorkan ke dalam satu rekening bank. Jika donasi tersebut untuk penggunaan yang tidak dibatasi, setorkan jumlah tersebut ke rekening bank induk.
