Etika Faks

Bagi banyak bisnis, mengirim dan menerima faks adalah kejadian sehari-hari. Mengirim faks sangat umum sehingga mudah untuk masuk ke komunikasi biasa. Mengikuti beberapa langkah sederhana akan membantu membuat faks Anda terlihat profesional. Mempraktikkan etiket faks yang tepat akan memastikan bisnis Anda mempertahankan reputasi profesional yang telah Anda bangun dengan susah payah.

Mengirim Faks

Selalu ingat faks dokumen adalah proses bisnis. Karena itu, ingatlah pedoman dasar ini:

• Selalu sertakan halaman sampul, bebas dari informasi atau karya seni yang tidak perlu. Cantumkan pada lembar sampul nama dan informasi kontak Anda, jumlah halaman (termasuk lembar sampul faks), penerima yang dituju dan informasi terkait lainnya. Ingat, penerima faks mungkin bukan satu-satunya yang melihat dokumen, jadi pastikan untuk menjaga lembar sampul faks tetap profesional.

• Setelah mengirimkan faks Anda, lakukan panggilan lanjutan ke penerima. Ini tidak memerlukan diskusi mendalam tentang isi faks. Anda cukup mengonfirmasi bahwa faks telah diterima. Adalah tepat dalam percakapan ini untuk memberi tahu orang tersebut bahwa mereka bebas menelepon Anda dengan pertanyaan lanjutan apa pun ke materi faks sesuai keinginan mereka.

• Gunakan kebijaksanaan saat mengirim faks informasi sensitif atau rahasia. Jika Anda mengirim informasi yang bersifat pribadi, hubungi terlebih dahulu untuk memberi tahu orang tersebut bahwa Anda mengirim faks sebelumnya. Salah satu cara untuk menghindari jenis masalah ini adalah dengan menggunakan layanan faks online. Layanan ini mengirim faks langsung ke komputer pribadi.

• Berhati-hatilah dengan mengirimkan materi yang tidak diminta. Setiap orang yang bekerja di kantor tahu betapa menjengkelkannya iklan asuransi kesehatan berbiaya rendah dan diskon perjalanan ke Hawaii. Jika Anda mengirim faks yang tidak diminta ke pelanggan Anda, lakukan hanya pada kesempatan langka jika diperlukan. Jika Anda mendapatkan permintaan dari penerima yang meminta untuk tidak menerima faks tersebut, hormati keinginan mereka dan hapus dari daftar Anda.

Menerima Faks

Seperti halnya mengirim faks, ada aturan etiket tentang menerima faks juga:

• Hormati privasi faks rahasia yang diterima. Jangan berbagi informasi pribadi dengan rekan kerja Anda yang dimaksudkan hanya untuk Anda lihat.

• Jangan biarkan faks sensitif tergeletak di tempat yang berpotensi dapat dilihat orang lain. Perlakukan faks seperti Anda memperlakukan dokumen rahasia lainnya.

• Jika Anda menerima faks karena kesalahan, beri tahu pengirimnya dengan menelepon mereka. Biasanya, Anda diminta untuk memusnahkan faks yang diterima karena kesalahan.