Cara Mengarsipkan File Perusahaan QuickBooks

Ketika file perusahaan QuickBooks memiliki banyak transaksi dalam jangka waktu yang lama, ruang yang digunakan oleh perangkat lunak QuickBooks meningkat. Ini dapat menyebabkan pelambatan ekstrim dari proses operasi QuickBooks. Solusi untuk ini adalah dengan mengarsipkan tahun-tahun sebelumnya dari file perusahaan Anda. Dalam versi QuickBooks yang lebih lama, proses ini disebut "pengarsipan"; dalam versi yang lebih baru, ini disebut "membersihkan data perusahaan". Proses ini memadatkan file perusahaan tahun sebelumnya dengan menghapus rincian setiap transaksi yang ditutup, hanya menyisakan totalnya.

Buat dan Simpan Cadangan

Langkah 1

Masukkan flash drive atau CD-ROM ke dalam komputer.

Langkah 2

Klik tombol "File" di bilah menu atas, lalu pilih "Simpan Salinan atau Cadangan." Anda akan ditanya di mana Anda ingin menyimpan cadangan ini; pilih flash drive atau CD-ROM.

Klik di kotak "Nama File" dan ketik "Diarsipkan" sebelum ekstensi. Klik "OK," dan file akan dicadangkan ke flash drive atau CD-ROM.

Arsipkan File

Langkah 1

Klik "File" di bilah menu atas dan pilih opsi "Utilitas". Ketika jendela berikutnya terbuka, klik "Bersihkan Data Perusahaan."

Langkah 2

Pilih "Hapus Transaksi pada Tanggal Tertentu." Tanggal yang Anda pilih akan menjadi tanggal penutupan; semua transaksi sebelum tanggal tersebut akan diringkas dan rincian transaksi tersebut akan dihapus.

Langkah 3

Klik "Berikutnya" untuk membuka jendela berikutnya, di mana Anda akan memilih kriteria tambahan untuk menghapus transaksi. Ada empat opsi: hapus transaksi bank dan kartu kredit yang tidak jelas; menghapus transaksi yang ditandai untuk dicetak; menghapus faktur dan perkiraan yang ditandai untuk dikirim; menghapus transaksi yang mengandung biaya yang belum ditagih atau belum diganti. Klik "Selanjutnya."

Langkah 4

Pilih untuk menghapus item yang tidak memiliki transaksi di jendela berikutnya yang terbuka. Item ini termasuk akun, pelanggan, vendor, nama lain, item faktur, dan catatan "To Do".

Klik "Mulai Pembersihan." Simpan file yang telah dibersihkan ke desktop atau hard drive eksternal agar tetap berfungsi di QuickBooks.