Hal-Hal untuk Dikatakan di Pesan Suara Anda

Penelepon dapat meninggalkan pesan di pesan suara Anda karena berbagai alasan. Beberapa pesan mungkin merupakan pengingat ramah untuk informasi bisnis dan kontak penting. Hal-hal yang Anda katakan di pesan pesan suara Anda, apakah itu pesan suara pribadi atau pesan suara bisnis, akan memainkan peran penting dalam jenis informasi yang Anda dapatkan kembali dari penelepon. Ada beberapa informasi dasar yang harus selalu Anda sertakan di pesan suara Anda.

Pesan Keluar

Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam meninggalkan pesan keluar adalah mengidentifikasi nama, organisasi, dan nomor telepon Anda. Hal kedua yang harus Anda lakukan adalah mengatasi ketersediaan Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin mengatakan bahwa Anda tidak tersedia dan memberikan waktu dan hari Anda akan kembali. Terakhir, perinci jenis informasi yang Anda inginkan kembali di pesan suara, seperti nama, perusahaan, nomor, dan mungkin pesan. Pesan suara keluar yang khas dapat berbunyi seperti ini: “Saya Bob Smith dari Sampson, Inc. di 555-555-5555. Saya tidak akan tersedia sampai jam 4 hari ini, tetapi silakan tinggalkan nama, perusahaan, dan nomor Anda dan saya akan segera membalas telepon Anda. Terima kasih." Ingatlah untuk berbicara singkat dan memberikan instruksi yang jelas dan singkat kepada penelepon.

Hindari Masalah

Penelepon terkadang dapat memanggil nomor yang salah. Dengan tidak menyebutkan nama, organisasi, dan nomor telepon Anda pada pesan keluar, Anda sering kali dapat menerima pesan yang tidak ditujukan untuk Anda. Dengan menyatakan informasi ini, Anda memastikan penelepon tahu bahwa mereka telah menghubungi orang yang tepat atau menghubungi nomor yang benar. Anda mungkin atau mungkin tidak ingin mendorong penelepon Anda untuk meninggalkan pesan. Jika Anda tidak mendorong mereka untuk meninggalkan pesan, akan sulit bagi Anda untuk menilai pentingnya panggilan telepon tersebut. Jika Anda menerima banyak pesan suara, pesan-pesan itu penting untuk menentukan panggilan telepon apa yang harus segera dikembalikan dan bagaimana mempersiapkan panggilan telepon kembali. Jika Anda mendorong pesan, Anda harus meminta penelepon untuk singkat atau meringkas pesan. Pesan suara dengan penjelasan pesan yang panjang dapat menjadi rumit atau tidak diperlukan, sehingga membuang-buang waktu Anda.

Tambahkan Email, Media Sosial

Karena begitu banyak informasi yang dibagikan melalui media sosial, Anda mungkin harus mempertimbangkan untuk menambahkan informasi kontak online ke pesan keluar Anda. Tantangan dalam meninggalkan kontak media sosial adalah membuat penelepon mengerti di mana harus meninggalkannya. Ini mungkin mengharuskan Anda untuk mengeja nama Anda dan tidak berasumsi bahwa penelepon tahu. Jika Anda ingin penelepon meninggalkan pesan di alamat email Anda, Anda mungkin ingin mengatakan "Anda dapat meninggalkan saya alamat email di Bob Smith di Sampson dot com," atau "Anda dapat meninggalkan pesan di bobsmith di sampson dot com.” Gunakan penilaian terbaik Anda, tetapi mengeja nama Anda dan nama perusahaan Anda memberi penelepon kesempatan terbaik untuk mendapatkan informasi yang benar. Bukan ide yang baik untuk menyebutkan alamat URL, seperti ke Facebook atau Twitter karena dapat membingungkan. Jika Anda merasa itu adalah tempat terbaik untuk meninggalkan pesan kepada Anda, katakan di pesan keluar Anda, "Anda juga dapat meninggalkan saya pesan di halaman Facebook saya."